📘 ❞ إدارة الاجتماعات الفعّالة ❝ كتاب ــ فاعل خير اصدار 2016

عن كتاب إدارة الاجتماعات الفعّالة:
يقدم الكتاب مجموعة من النصائح الهامة التي تهم المديرين بصفة خاصة لأنهم اأكثر فئة تهتم بعقد الاجتماعات. يجمع الكتاب تلك النصائح فى خطوات يوضحا بالتفصيل. الخطوة الأولي: أهمية تحديد من الأفراد الحاضرين إلي الاجتماع و التعرف علي مجموعة من الشخصيات الهامة و معرفة مجموعة الخصائص المختلفة لكل هذه الشخصيات. الخطوة الثانية تبليغ أعضاء الاجتماع بميعاد الاجتماع و مجموعة الأفكار و وجهات النظر التي سوف يتم مناقشتها أثناء الاجتماع. الخطوة الثالثة وضع مجموعة من الأهداف الأساسية و تقسيمها الي مجموعة من الأهداف الفرعية. وغيرها من الخطوات الفعالة والنصائح التى تساعد المسئول عن إدارة اجتماع فعال.

مظاهر الاجتماعات الفعالة:

1- إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.
2- الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.
3- وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.
4- ضبط عملية النقاش واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.
5- اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.
6- توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.
7- تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.
8- الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.

كيفية إنجاح الاجتماعات:

النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:

قبل الاجتماع:

1- قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.
هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.

2- حدد أهداف الاجتماع:
ما تنوي تحقيقه من الاجتماع.
القرارات التي يجب اتخاذها.
الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.

أثناء الاجتماع:

1- وضح الهدف من الاجتماع.
2- احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.
3- عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال، افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.
4- أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.
5- وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة. تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.
6- لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.
7- التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.
8- عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع، لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.
9- لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها، حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.
10- حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.